Czy czasami ogarnia Cię panika, bo zapomniałeś do kogoś zadzwonić, pójść na umówione wcześniej spotkanie lub przesłać komuś jakiś ważny dokument? Albo może czasem ogarnia Cię znużenie i zniechęcenia, bo masz tak dużo obowiązków w życiu prywatnym i zawodowym, że ich już wszystkich nie ogarniasz?

Dla osób właśnie w takiej sytuacji powstało GTD. Jest to systemem wymyślony przez Davida Allena i przedstawiony w trzech książkach: „Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności”, „Czas. 52 sposoby na to, by zaczął pracować dla Ciebie” oraz „Życie i praca. Jak znależź czas na wszystko”. Zapewne zastanawiasz się:

Czym tak naprawdę jest GTD?

GTD to skrót od angielskiego tytułu książki „Getting Things Done” i oznacza dosłownie „doprowadzanie spraw do końca” albo w moim prywatnym tłumaczeniu „tak robić, żeby zrobić”. Sposobów definicji jest wiele (bo cała koncepcja jest dość szczegółowa), ale można ją podsumować następująco:

Zarządzanie sobą w czasie tak, aby mieć pod kontrolą każdy aspekt swojego życia.

Gdybyśmy chcieli pokazać to graficznie wyglądałoby to tak:

[full_width_image]
tabela pokazująca poziom kontroli i perspektywy w systemie zarządzania sobą GTD stworzonego przez Davida Allena
[/full_width_image]

Dzięki posiadaniu kontroli w każdym wymiarze naszego życia – obojetnie czy to dotyczy  tu i teraz, perspektywy jednego roku czy całego życia – uda nam się odzyskać wewnętrzny spokój i zostaniemy „Kapitanem i Dowódcą” z łatwością sterując po oceanach życia.

Kontrola i perspektywa

Zostanie Kapitanem i Dowódcą swojego życia uzyskuje się w systemie GTD za pomocą dwóch podstawowych elementów:

  • Zarządzanie Przepływem Pracy
  • Horyzonty Skupienia

Dodatkowo David Allen wyróżnia Naturalny Sposób Planowania, który znacznie ułatwia osiąganie pożądanych rezultatów w realizowaniu projektów.

Zarządzanie przepływem pracy składa się z pięciu procesów:

  1. gromadzenia,
  2. rozjaśnienia,
  3. organizowania,
  4. refleksji,
  5. działania.

Jak to może wyglądać w praktyce? Sprawdzam pocztę mailową (gromadzenie) i okazuje się, że mam cztery nowe wiadomości. Przeglądam je (rozjaśnianie) i widzę, że dwie to niepotrzebne reklamy, które od razu kasuję, jedna to pytanie od kumpla czy wyjście na pizzę jutro jest nadal aktualne, a ostatnia wiadomość to prośba o ofertę od nowego (potencjalnego) klienta. Odpisanie do znajomego potrwa zaledwie małą chwilę – na pewno mniej niż 2 minuty – więc od razu to robię (działanie). Niestety, przygotowanie oferty zajmie mi więcej czasu, więc oznaczam tego maila flagą/symbolem i czeka on na liście Najbliższych Zadań (organizowanie). Na koniec każdego dnia – a już na pewno tygodnia – przeglądam wszystkie listy/zadania, aby sprawdzić czy nic mi nie umknęło (refleksja).

Horyzonty skupienia obejmują – obrazowo rzecz ujmując – wysokość z jakiej patrzymy na swoje życie. Oto one:

  1. życie
  2. wizja
  3. cele
  4. obszary odpowiedzialności
  5. projekty
  6. bieżące działania

Lecąc samolotem na wysokości 50 000 stóp widzimy całe swoje życie, naszą życiową misję i podstawowe wartości. Na niższym pułapie 40 000 stóp przed naszymi oczami ukazuje się wizja naszej zawodowej lub prywatnej przyszłości. Zawiera ona długeterminowe cele, czyli jak będzie wyglądał nasz sukces w dalszej perspektywie.. Wysokość 30 000 stóp oznacza cele, które chcemy zrealizować w ciągu maksymalnie dwóch lat. Z kolei wysokość 20 000 stóp to widok na obszary skupienia i odpowiedzialności, czyli 10-15 dziedzin, którymi musimy się zajmować, aby realizować swoje cele i działania. U każdej osoby może to wyglądać trochę inaczej, ale większość z nas skupia się na takich obszarach jak finanse, zdrowie, kariera, rodzina, dom, duchowość, rekreacja. Poziom tuż nad ziemią to 10 000 stóp i obrazuje on projekty, czyli rezultaty, które chcemy osiągnąć, a które wymagają więcej niż jednego kroku. Ostatni i podstawowy horyzont to rozbieg (pas startowy) czyli bieżące działania, to czym się tu i teraz zajmujemy.

Zajmując się odpowiednim horyzontem skupienia i korzystając z właściwego etapu przepływu pracy w idealny sposób zarządzamy sobą.

Co ja z tego będę miał?

Jaka jest korzyść ze stosowania GTD w celu uzyskania kreatywności? Jak mówi sam David Allen dzięki przeniesieniu wszystkich naszych zobowiązań do jakiegoś zewnętrzego systemu (poza naszą głową) udaje nam się uzyskać psychiczną przestrzeń, która niezakłócona żadnymi niedokończonymi sprawami może się w pełni skoncentrować na tym co najważniejsze: na wymyślaniu nowych rzeczy. Co wiecej lista korzyści w tym miejscu dopiero się zaczyna. Dzięki stosowaniu GTD możemy uzyskać zarówno w życiu prywatnym i zawodowym następujące korzyści:

  • redukcja stresu
  • zapobieganie odkładaniu spraw na później
  • zwiększenie równowagi
  • lepsza komunikacja
  • jasne priorytety
  • zyskanie większej energii i motywacji
  • lepsze wykorzystanie swojego potencjału
  • wieksze skupienie
  • lepsze zarządzanie (projektami, czasem i ludźmi)
  • większa wolność

Chociaż pełne zrozumienie i wdrożenie systemu GTD zabiera trochę czasu (zazwyczaj kilka miesięcy), dlaczego nie miałbyś już teraz zacząć go poznawać?