Co to jest SOP, czyli jak wznieść biznes na kolejny poziom

8

LIPCA, 2016

biznes

Co to jest SOP? SOP to skrót od Standard Operating Procedure, czyli po polsku Standardowa Procedura Operacyjna. Jest to szczegółowy opis konkretnych kroków prowadzących do pożądanych i przewidywalnych rezultatów. Przykładem może być SOP „Jak zrobić kawę latte machiatto” lub „Jak sprawdzić olej w silniku”. W przedsiębiorstwie znaczenie SOPów jest tak ważne, ze przyjęło się mówić w języku angielskim, że skrót SOP oznacza Save Our Profits, czyli Ocal Nasze Zyski.

Dlaczego SOPy są tak ważne?

Praca pilotów opiera się na listach kontrolnych (będącymi formami SOPów). Dlaczego? Bo stawką jest życie. Jeśli Twoja praca i Twój biznes jest dla Ciebie naprawdę ważny, zainwestujesz czas w stworzenie SOPów i szablonów dokumentów. Jako właściciel swojego biznesu (obojętnie czy na cały etat czy tylko na razie jako poboczny projekt), Twoim zadaniem jest wymyślanie i wprowadzanie procesów dających ludziom wartość i przynoszących firmie dochody. Wykonywanie tych procesów to zadanie pracowników. Ale jak oni mają je wykonywać jeśli nie są one spisane?

Gdy zatrudniasz nową osobę, to dopiero uczy się ona jak funkcjonuje firma, tak naprawdę dla niej wszystko jest nowe. W takim razie skąd ma wiedzieć co dokładnie ma robić i w jaki spsób? Twoi pracownicy nie potrafią czytać w Twoich myślach, więc jedyny sposób by wykonywali właściwie Twoje polecenia to albo im wszystko dokładnie pokażesz i ustnie wytłumaczysz (co jest bardzo czasochłonne) albo dasz im spisane instrukcje (SOPy), a potem tylko sprawdzisz czy właściwie potrafią w praktyce je wykonać. A jeśli nie masz spisanych procedur to istnieje ryzyko, że sam nie masz sprecyzowanych myśli co należy w jaki sposób zrobić. W takim wypadku Twoi pracownicy są bez szans, a Ty sam wykonujesz sobie grób.

Kolejnym (choć nie tak oczywistym) pozytywnym rezultatem stosowaniu SOPów jest to, że atmosfera w pracy staje się zdrowsza i bardziej produktywna. Zamiast denerwować się na swojego pracownika, że zrobił coś źle, patrzysz na proces i razem ustalacie, co można by poprawić. Innymi słowy, wspólnie budujecie biznes. W ten sposób wzbudzasz satysfakcję i zaangażowanie w członkach Twojego zespołu.

„Jeśli Twoja praca i Twój biznes jest dla Ciebie naprawdę ważny, zainwestujesz czas w stworzenie SOPów i szablonów dokumentów.”

Dlaczego zainwestować w SOPy

Niektórym może się wydawać, że skoro coś robią często i intuicyjnie, to szkoda tracić czasu na spisanie dokładnej instrukcji. Paradoks polega na tym, że spisanie SOPu przynosi najwięcej oszczędności czasu i pieniędzy w tych procesach, które wykonujesz najczęściej. Przykład: tygodniowo zawierasz 10 umów z klientami, a samo sporządzenie umowy zabiera Ci średnio 15 minut. Dzięki spisaniu procesu sporządzania umowy zauważasz, że pewne rzeczy można uprościć, a część pominąć, dlatego po optymalizacji ten proces trwa tylko 10 minut. To oznacza oszczędność prawie godziny w tygodniu, czterech w ciągu miesiąca i *sześciu* dni roboczych w ciągu roku. Nie wiem jak Ty, ale ja nie pogardziłbym tygodniem wolnego.

Poza tym, zamiast marnować czas i energię mentalną na podejmowanie decyzji lub przypominanie sobie jak tę rzecz robiło się kilka miesięcy temu, masz gotowy proces i go wykorzystujesz. Ból głowy – znacznie mniejszy.

Inną zaletą SOPów jest to, że dobrze wykorzystujesz pieniądze i ludzi w firmie. Załóżmy, że masz więcej zleceń, które polegaja na wykonywaniu SOPów 4, 5 i 6. W tym wypadku szukasz kokretnego człowieka, który jest w stanie wykonać te 3 SOPy. Możesz dokładnie określić ile warta jest ta praca i co najlepsze, nie tracisz dni lub tygodni na szkolenie nowej osoby, bo masz już gotowe SOPy.

Chociaż w korporacji dokumentacja to nieustanny ból głowy…

Jeśli pracujesz w dużej firmie to być może jesteś przyzwyczajony do takiej hierarchii dokumentów:

  1. Polityka. Może dotyczyć firmy, grupy, zespołu. Pokazuje o co chodzi w biznesie i zawiera ogólne zasady działania.
  2. Ksiega Jakości. Opisuje ona całość – zawiera opis głównych procesów i odpowiedzialności, strukturę firmy i wzajemne powiązania pomiędzy działami. Pokazuje najważniejsze procedury, na podstawie których działa firma.
  3. Procedury. Opisują ogólnie dany proces. Definiują kto jest za co odpowiedzialny, poszczególne zadania oraz oczekiwane rezultaty pracy.
  4. Instrukcje. Zawierają dokładniejszy opis tego, co w procedurze nie można było zapisać z powodu jej ogólności. Instrukcja może dotyczyć np. działu, zespołu.
  5. Instrukcje stanowiskowe. W nich jest po prostu napisane co ma robić konkretny pracownik na danym stanowisku.

Taka struktura sprawdza się w korporacjach. W mniejszych firmach (od 1 do kilkudziesięciu pracowników) wystarczy o wiele prostszy model. Nie musisz wcale spędzać tygodni na tworzeniu stosów powyższych dokumentów. Aby zacząć wystarczy na początku 2-3 godziny i sukcesywnie dodawać codziennie 1-2 SOPy.

…to w małych firmach jest znacznie prościej

W przypadku mikro i małych przedsiębiorstw zazwyczaj wystarcza o wiele prostsza struktura. Składa się na nią jeden folder ze standardami (po angielsku SOF od Standard Operating Folder) zawierający:

  • główny dokument czyli SOD (od Standard Operating Document)
  • podfolder z SOPami
  • podfolder z IDSami
  • podfolder z szablonami
  • podfolder z eksperymentami/wersjami roboczymi.

Sercem tego systemu jest SOD. Zawiera on Cel strategiczny firmy oraz główne zasady jakimi się ona kieruje (mogą to być zasady w stylu „Szanujemy siebie i innych” lub „Na każdy e-mail odpowiadamy w ciągu 2 godzin”). Ponadto, SOD zawiera listę SOPów, SZABLONów oraz innych ważnych dokumentów (IDSów). Najlepiej by każdy pracownik miał dostęp do SODu i dokumentów, które on wymienia. Oczywiście, w trochę większych firmach można stworzyć osobny SOF (i w konsekwencji SOD) osobno dla każdego działu.

Cztery podfoldery zawarte w Standardowym Folderze Operacyjnym to: SOPy, SZABLONy, IDSy oraz Eksperymenty/wersje robocze. Folder z SOPami zawiera konkretne instrukcje do wykonywania procesów. Folder z IDSami (od angielskiego Important Documents/Spreadsheets) zawiera pliki niezbędne do prowadzenia firmy, które nie są procesami – zestawienia, opisy, oferty. Folder z SZABLONami jak sama nazwa wskazuje jest miejscem na pliki stanowiące wzór do tworzenia innych dokumentów, np. druki, formularze, wzory pism, szablony z odpowiedziami mailowymi. Ostatni folder – Eksperymenty/wersje robocze – zawiera wszystkie pliki, które nie mieszczą się w wyżej wymienionych miejscach i nie są niezbędne do działania firmy, ale stanowią zbiór pomysłów i wersji roboczych, które w przyszłości mogą stać się SOPami bądź innymi dokumentami.

Jak zacząć

Najprostszy spsosób jeśli nie wiesz jak w ogóle zacząć:

  1. utwórz konto Google i uruchom usługę Dysk Google
  2. utwórz plik SOD – Standard Operating Document czyli Standardowy Dokument Operacyjny i udostępnij go wszystkim pracownikom
  3. w pliku SOD umieść Cel Strategiczny, czyli czym zajmuje się firma i jak to osiąga – krótko i konkretnie
  4. następnie utwórz pod spodem Ogólne Zasady Działania, czyli zestaw reguł, które pomogą dokonywać decyzji (np. ). Celuj pomiędzy 5 a 30 zasad.
  5. pod spodem utwórz trzy listy:
    • procesów, czyli SOPów,
    • szablonów,
    • ważnych (czytaj: niezbędnych) dokumentów lub arkuszy, czyli IDSów
  6. utwórz w tym samym folderze co SOD cztery foldery: SOPy, SZABLONy, IDSy, Eksperymenty/wersje robocze
  7. uaktualniaj plik SOD w miarę dodawania lub tworzenia nowych plików w tych folderach

Co to jest SOP? – Podsumowanie

Stwórz dokumentacje (np. za pomocą SOPów), aby:

  • Twoja firma działała szybko i sprawnie
  • zwiększyć zyski Twojego przedsiębiorstwa
  • wznieść Twój biznes na wyższy poziom<

Przykładowa struktura dokumentów:

  • SOF (folder)
    • SOD (plik)
    • SOPy (folder)
    • SZABLONy (folder)
    • IDSy (folder)
    • Eksperymenty-wersje robocze (folder)

Najbliżesz zadanie

Stwórz swój piewrszy SOP.