Do czego służy Inbox, czyli jaki jest cel Skrzynki Odbiorczej?

Do czego służy Inbox, czyli jaki jest cel Skrzynki Odbiorczej?

Otwórz program pocztowy i sprawdź ile znajduje się wiadomości w skrzynce odbiorczej (po angielsku inbox). Następnie sprawdź swoją fizyczną skrzynkę pocztową. Ile jest tam listów lub reklam? Logika podpowiada, że te obydwie liczby powinny być podobne: jesteś zorganizowany i obydwie skrzynki są (prawie) puste albo organizacja nie jest Twoją mocną stroną i zalega w obydwu miejscach sporo rzeczy.

Życie jednak pokazuje coś innego. Nawet osoby super-zorganizowane, które mają porządek w dokumentach papierowych, często posiadają setki, jeśli nie tysiące, wiadomości w skrzynce odbiorczej. Problem w tym, że 1) inbox do tego nie służy, 2) przechowywanie wiadomości bieżących, archiwalnych, a tym bardziej śmieci, w skrzynce przychodzącej skutecznie blokuje Twoją produktywność i zwiększa niezadowolenie z pracy.

Do czego służy inbox

Posłużymy się analogią. Do czego służy fizyczna skrzynka pocztowa? Do otrzymywania wiadomości. Nie wyjmujesz listów i przesyłek, aby je tylko przejrzeć i potem włożyć z powrotem. Opróżniasz (do zera) skrzynkę pocztową, wyrzucasz reklamy lub druki bezadresowe, rachunki odkładasz na jedno miejsce (np. na lodówkę?), a jeśli otrzymasz kartkę lub list to od razu rezerwujesz sobie czas, aby odpisać lub zadzwonić. Oczywiście, czasem się może zdarzyć, że zapomnisz zapłacić jakiś rachunek albo odkładasz w nieskończoność odpisanie na list, ale nigdy nie zostawiasz tych rzeczy w swojej skrzynce. (Jeśli zbyt często zdarza Ci się zapominać o płaceniu rachunków lub podobnych rzeczach, pomyśl o choćby najprostszej liście zadań – papierowej lub elektronicznej).

 

Czy analogicznie wygląda Twoja skrzynka odbiorcza/przychodzące/inboks?

 

Jeśli nie masz wątpliwości jak korzystać z fizycznej skrzynki pocztowej to czas przejść do elektronicznej skrzynki odbiorczej. Do czego ona służy? Inbox służy wyłącznie do sortowania wiadomości i odpisywania na maksymalnie jedną wiadomość. To właśnie w skrzynce odbiorczej decydujesz co zrobić z przychodzącymi wiadomościami: czy je wyrzucić, zachować czy od razu na nie odpisać. Po zakończonej sesji pracy z emailem Twoja skrzynka powinna być pusta, czyli osiągnie stan Inbox Zero.

 

„Inbox służy wyłącznie do sortowania wiadomości i odpisywania na maksymalnie jedną”

[/et_pb_text][et_pb_divider color=”#aeaeac” show_divider=”on” divider_style=”solid” divider_position=”top” divider_weight=”1px” hide_on_mobile=”off” admin_label=”Divider”]

[/et_pb_divider][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row custom_padding=”1px|||” padding_mobile=”on” column_padding_mobile=”on” parallax_method_1=”off” parallax_method_2=”off” admin_label=”row”][et_pb_column type=”1_3″ parallax=”off” parallax_method=”off” column_padding_mobile=”on”][et_pb_image src=”http://inicjatorpomyslow.pl/wp-content/uploads/2016/12/this-graphic-poking-fun-at-people-who-never-delete-their-emails-is-going-viral.png” show_in_lightbox=”on” animation=”left” always_center_on_mobile=”off” admin_label=”Image” custom_margin=”36px||0px|”]

W której sytuacji lepiej Ci się kończy pracę?

Zdjęcie pochodzi z Concordia

 

Oto lista czynności, które możesz wykonać na przychodzących wiadomościach:

  • Usunąć
  • Zarchiwizować
  • Oddelegować
  • Odpisać
  • Przenieść do menedżera zadań (jako zadanie do zrobienia lub oczekiwane), a następnie zarchiwizować. 

Dzięki sprawnemu sortowaniu i organizowaniu wiadomości zyskasz więcej czasu (bo nie będziesz po kilka razy czytał tych samych wiadomości), będziesz miał większa jasność w głowie (bo wszystko będzie na swoim miejscu) i odejdzie Ci stres spowodowany chaosem.

Oczywiście jeśli w Twojej skrzynce znajduje się mnóstwo wiadomości, to nie jesteś w stanie uporządkować ich od razu. Warto wtedy przeznaczyć codziennie 10-15 minut na przetworzenie części wiadomości. 

 

Być może jesteś ciekaw jak dokładnie ocenić co należy zrobić z przetwarzanymi wiadomościami. O tym w kolejnym wpisie.

Leave A Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.