Do czego służy inbox, czyli jaki jest cel skrzynki odbiorczej?

26

GRUDNIA 2016

Otwórz program pocztowy i sprawdź ile znajduje się wiadomości w skrzynce odbiorczej (po angielsku inbox). Następnie sprawdź swoją fizyczną skrzynkę pocztową. Ile jest tam listów lub reklam? Logika podpowiada, że te obydwie liczby powinny być podobne: jesteś zorganizowany i obydwie skrzynki są (prawie) puste albo organizacja nie jest Twoją mocną stroną i zalega w obydwu miejscach sporo rzeczy.

Życie jednak pokazuje coś innego. Nawet osoby super-zorganizowane, które mają porządek w dokumentach papierowych, często posiadają setki, jeśli nie tysiące, wiadomości w skrzynce odbiorczej. Problem w tym, że 1) inbox do tego nie służy, 2) przechowywanie wiadomości bieżących, archiwalnych, a tym bardziej śmieci, w skrzynce przychodzącej skutecznie blokuje Twoją produktywność i zwiększa niezadowolenie z pracy.

Do czego służy inbox

Posłużymy się analogią. Do czego służy fizyczna skrzynka pocztowa? Do otrzymywania wiadomości. Nie wyjmujesz listów i przesyłek, aby je tylko przejrzeć i potem włożyć z powrotem. Opróżniasz (do zera) skrzynkę pocztową, wyrzucasz reklamy lub druki bezadresowe, rachunki odkładasz na jedno miejsce (np. na lodówkę?), a jeśli otrzymasz kartkę lub list to od razu rezerwujesz sobie czas, aby odpisać lub zadzwonić. Oczywiście, czasem się może zdarzyć, że zapomnisz zapłacić jakiś rachunek albo odkładasz w nieskończoność odpisanie na list, ale nigdy nie zostawiasz tych rzeczy w swojej skrzynce. (Jeśli zbyt często zdarza Ci się zapominać o płaceniu rachunków lub podobnych rzeczach, pomyśl o choćby najprostszej liście zadań – papierowej lub elektronicznej).

Do czego służy inbox

Czy analogicznie wygląda Twoja skrzynka odbiorcza/przychodzące/inboks?

Jeśli nie masz wątpliwości jak korzystać z fizycznej skrzynki pocztowej to czas przejść do elektronicznej skrzynki odbiorczej. Do czego ona służy? Inbox służy wyłącznie do sortowania wiadomości i odpisywania na maksymalnie jedną wiadomość. To właśnie w skrzynce odbiorczej decydujesz co zrobić z przychodzącymi wiadomościami: czy je wyrzucić, zachować czy od razu na nie odpisać. Po zakończonej sesji pracy z emailem Twoja skrzynka powinna być pusta, czyli osiągnie stan Inbox Zero.

„Inbox służy wyłącznie do sortowania wiadomości i odpisywania na maksymalnie jedną”

W której sytuacji lepiej Ci się kończy pracę?

Zdjęcie pochodzi z Concordia

Oto lista czynności, które możesz wykonać na przychodzących wiadomościach:

  • Usunąć
  • Zarchiwizować
  • Oddelegować
  • Odpisać
  • Przenieść do menedżera zadań (jako zadanie do zrobienia lub oczekiwane), a następnie zarchiwizować. 

Dzięki sprawnemu sortowaniu i organizowaniu wiadomości zyskasz więcej czasu (bo nie będziesz po kilka razy czytał tych samych wiadomości), będziesz miał większa jasność w głowie (bo wszystko będzie na swoim miejscu) i odejdzie Ci stres spowodowany chaosem.

Oczywiście jeśli w Twojej skrzynce znajduje się mnóstwo wiadomości, to nie jesteś w stanie uporządkować ich od razu. Warto wtedy przeznaczyć codziennie 10-15 minut na przetworzenie części wiadomości. 

Być może jesteś ciekaw jak dokładnie ocenić co należy zrobić z przetwarzanymi wiadomościami. O tym w kolejnym wpisie.