Jak wyczyścić umysł, czyli wyrzucenie niepotrzebnych rzeczy z głowy

Sty 20, 2018 | GTD |

„Głowa służy do myślenia, a nie do przechowywania rzeczy do zrobienia.” Czy już to kiedyś słyszałeś? To prawda, przechowywanie zadań w głowie sprawdza się jeśli masz ich tylko kilka w życiu i do tego są proste w wykonaniu. Ale w dzisiejszym szybko pędzącym świecie nasz niedoskonały umysł nie radzi sobie ze wszystkimi bodźcami, wezwaniami do działania i zadaniami. Dlatego trzeba go opróżniać, tak aby naszą uwagę zajmowało naraz tylko jedno zadanie. Ale jak to robić?

Wyczyścić umysł

Jako jeden z pierwszych, David Allen, postulował wyrzucanie z głowy wszelkich otwartych, niezałatwionych spraw. Przygotował nawet specjalną listę pojęć pomagającą przypomnieć sobie rzeczy do zrobienia w celu ich spisania. Ja pozwoliłem sobie przygotować własną listę, ale nie pojedyńczych słów, ale konkretnych pytań. Może i Tobie przyda się ona w wyrzuceniu na papier lub do menedżera zadań spraw, które pałętają się po głowie?

I proszę, pamiętaj, że ta lista ma za zadanie tylko wywołać w Tobie skojarzenia, czyli wyzwolić tkwiące gdzieś w Twojej pamięci zaległe lub nie dające spać sprawy. Niektóre pytania pojawią się w podobnym brzmieniu w różnych kategoriach. Przy części z pracą zawodową mieszają się pytania dotyczące pracy jako wolny strzelec (na działalności gospodarczej) z pytaniami dotyczącymi pracy na etacie. Tak naprawdę, tylko 1/3 pytań (lub nawet mniej) zawartych poniżej, będzie miała bezpośredni związek z Twoim życiem, więc nie przejmuj się długością tej listy.

Sprawy osobiste i rodzinne

Bliscy
  • Jakie rzeczy ostatnio obiecałem: drugiej połowie, dzieciom, rodzicom, członkiem dalszej rodziny, przyjaciołom?
  • Co chcę zrobić razem ze współmałżonkiem, dziećmi lub innymi członkami rodziny lub przyjaciółmi?
  • Co chcę zmienić w sposobie w jaki traktuję swojego partnera życiowego?
  • Kiedy planuję zrobić coś spontanicznego dla żony/męża?
  • Kiedy zaplanowałem analizę swojego związku i tego w jaki sposób mogę go ulepszyć?
  • Czy mój plan wychowywania potomstwa wymaga jakiś poprawek?
  • Jakie problemy mają moje dzieci i jak mogę im pomóc?
  • Jakiego wsparcia potrzebują moje pociechy: emocjonalnego? psychicznego? fizycznego? finansowego?
  • Jak mogę pomóc swoim dzieciom w przedszkolu, szkole lub na uczelni?
  • Co mogę zrobić, aby pomóc moim dzieciom się usamodzielnić?
  • Kiedy zaplanowałem przeanalizowanie: swojego stosunku do dzieci, sposobu w jaki z nimi rozmawiam, ich bieżących potrzeb?
  • Jakich informacji potrzebuję, aby najlepiej zaspokajać potrzeby moich dzieci?
Komunikacja
  • Do kogo muszę zadzwonić i w jakiej sprawie?
  • Na jakie telefony czekam?
  • Jakie mejle zalegają w skrzynce odbiorczej?
  • Jakie mejle/kartki/listy/podziękowania muszę napisać?
  • Na jakie inne dokumenty muszę odpisać?
Nadchodzące wydarzenia
  • Jakie przyjęcia lub uroczystości będę musiał wkrótce zorganizować?
  • Na jakie przyjęcie, imprezę lub wydarzenie zostałem zaproszony? Czy odpisałem na zaproszenia? Jak mam się przygotować?
  • Czy mam zaplanowany urlop lub wakacje?
  • Na jakie spotkania towarzyskie lub rodzinne się wybieram?
Rozrywka i wypoczynek
  • Jakie książki czytam lub chcę przeczytać?
  • Jaką muzykę chcę kupić lub posłuchać?
  • Jakie filmy, programy lub seriale zamierzam wkrótce obejrzeć?
  • Jakie miejsca chcę odwiedzić?
  • Z kim chcę się spotkać?
  • Jakie strony internetowe chcę poczytać lub obejrzeć?
  • Jakie dyscypliny sportowe chcę uprawiać?
  • Co chcę dalej robić z moim hobby?
  • Jakie nowe potrawy chcę wypróbować lub ugotować?
  • Jakie jeszcze inne sposoby spędzania wolnego czasu przychodzą mi do głowy, a które chciałbym wypróbować?
Finanse
  • Jakie rachunki mam do zapłacenia?
  • Czy muszę coś zrobić odnośnie moich kont bankowych?
  • Co mam do zrobienia w związku z moimi inwestycjami?
  • Jakie pożyczki lub kredyty mam do spłacenia? W jakiej wysokości i do kiedy płatne są raty?
  • Czy mam do zapłacenia jakiś podatek? Jeśli tak, to do kiedy i jaki?
  • Kiedy rozliczm się z Urzędem Skarbowym i jak mam to zrobić?
  • Czy muszę coś sprawdzić jeśli chodzi o moje dane w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych?
  • Co muszę uzupełnić w swoim budżecie?
  • Czy mam wykupione niezbędne polisy i ubezpieczenia?
  • Czy potrzebuję pomocy doradcy podatkowego lub innego eksperta finansowego?
  • Czy mam do zrobienia jeszcze jakieś porządki w swoich finansach osobistych lub w finansach rodzinnych?
Sprawy prawne
  • Czy mam spisany testament? Jeśli tak, gdzie się znajduje i kto o nim wie?
  • Czy mam uporządkowane sprawy dotyczące własności mieszkania lub domu, samochodu lub innych rzeczy materialnych?
  • Jakie jeszcze inne sprawy prawne mam do zrobienia?
Na co czekam?
  • Na jakie listy, przesyłki lub paczki obecnie czekam?
  • Czy mam jakieś rzeczy w naprawie?
  • Czy czekam na jakiś zwrot pieniędzy?
  • Czy pożyczyłem komuś jakiś przedmiot lub książkę?
  • Czy wysłałem jakieś zaproszenia, a teraz czekam na potwierdzenie przybycia lub wzięcia udziału?
  • Czy czekam na otrzymanie jakiś informacji?
Dom, mieszkanie, wnętrza
  • Czy trzeba dokonać jakiś napraw w moim domu lub mieszkaniu?
  • Czy mam do wykonania jakieś prace remontowe?
  • Czy chcę lub powinienem zmienić wystrój wnętrza w jednym lub więcej pomieszczeń?
  • Czy mam jakieś zobowiązania wobec wynajmującego (jeśli jestem najemncą), albo czy muszę mu coś zgłosić?
  • Czy wymaga jakiś działań: instalacja grzewcza, klimatyzacja, instalacja elektryczna, instalacja wodno-kanalizacyjna?
  • Czy muszę wyczyścić lub naprawić: dach, elewacje, drzwi wejściowe, podjazd, garaż?
  • Czy bezpośrednie otoczenie domu lub mieszkania jest w odpowiednim stanie?
  • Czy mam coś do zrobienia jesli chodzi o: ściany, sufity, podłogi, urządzenia sanitarne?
  • Czy trzeba naprawić, kupić lub wymienić meble lub dekoracje?
  • Czy sprzęt i urządzenia kuchenne wymagają napraw, czyszczenia lub konserwacji?
  • Co mam do posprzątania: pokój dzienny, sypialnie, kuchnie, łazienkę, ubikacje, korytarz, itd?
  • Jakie rzeczy przydałoby się wyrzucić?
  • Które miejsca w mieszkaniu lub domu wymagają zorganizowania i uporządkowania?
  • Jakie miejsca mam wyznaczone na przechowywanie i czy panuje wśród nich ład i porządek?
  • Czy mam odpowiednie rodzaje i zapasy potrzebnych środków czystości?
  • Czy urządzania elektryczne i elektroniczne, sprzęt RTV i AGD wymagają napraw lub konserwacji?
  • Czy trzeba coś zmienić lub zrobić w kwestii dostawców: prądu, gazu lub ogrzewania, internetu?
  • W jakim stanie znajdują sie narzędzia (do drewna, do metalu, elektryczne, itp) i inne przybory (do szycia, itp)? Czy muszę je wymienić lub naprawić?
Zdrowie
  • Jakie wizyty lekarskie mam umówione lub muszę umówić (okulista, stomatolog, internista)?
  • Jakie badania okresowe muszę wykonać?
  • Co muszę zmienić lub ulepszyć w swojej diecie?
  • Co mam do zrobienia w kwestii mojego sposobu odżywiania?
  • Jakie ćwiczenia fizyczne lub inne rodzaje aktywności mam zaplanowane?
Rozwój osobisty
  • Na jakie zajęcia, kursy lub szkolenia chodzę lub mam dostęp online? Co mam na nich do zrobienia?
  • W jaki spsób mogę rozwinąć swoje kompetencje (twarde i miękkie)?
  • Kiedy przeznaczam czas na rozwój intelektualny, psychiczny, emocjonalny i duchowy? Co wtedy robię?
Transport
  • Co mam do naprawy w swoim samochodzie?
  • Kiedy wymagają wymiany części eksploatacjne (klocki hamulcowe, olej i filtr oleju, itp)?
  • Kiedy mam umyć lub posprzątać swoje auto?
  • Do kiedy mam ważne ubezpieczenie OC?
  • Kiedy muszę zrobić przegląd techniczny samochodu?
  • Czy mam coś do zrobienia jeśli chodzi o rower, motocykl lub inny sprzęt używany do poruszania się?
  • Jak dojeżdzam do pracy i czy wymaga to jakiś działań?
  • Czy mam wykupione potrzebne bilety (jednorazowe lub okresowe)?
  • Czy potrzebuję dokonać jakiś rezerwacji?
Odzież
  • Jak mam zorganizowane pranie i czyszczenie ubrań?
  • Czy mam skompletowaną garderobę: formalną, do pracy, codzienną, do uprawiania sportu?
  • Jakie ubrania lub akcesoria muszę kupić?
  • Jak mam zorganziowane przechowywanie ubrań?
  • Które z moich sztuk odzieży wymagają naprawy lub przeróbek krawieckich?
  • Czy moje torby i walizki są w dobrym stanie?
Zwierzęta domowe
  • Czy poświęcam swoim zwierzątkom odpowiednią ilość czasu?
  • Co mam do zrobienia w kwestii ich zdrowia i sposobu odżywiania?
  • Czy mam do zapłacenia podatek lub czy muszę mieć odpowiednie zezwolenia?
  • Czy moje pupile wymagają szkolenia lub tresury?
Sprawunki
  • Jakie rzeczy muszę kupić:
    • spożywcze?
    • higieniczne?
    • środki czystości?
    • kosmetyki?
    • lekarstwa?
    • artykuły papiernicze?
    • prezenty?
  • Czy mam do załatwienia coś:
    • na poczcie?
    • w banku?
    • u dostawcy usług do mojego domu?
Społeczność
  • Co chcę robić ze swoimi sąsiadami lub mieszkańcami osiedla?
  • W jakie działania chcę się zaangażować jako wolontariusz?
  • Co mogę zrobić na poziomie lokalnym, aby lepiej się nam żyło?
  • Komu i jak mogę pomóc?
Sens życia
  • Czy mam przemyślane i spisane swoje wartości?
  • Co robię, aby moje życie było satysfakcjonujące i sensowne?
  • Co chcę lub mogę zrobić:
    • dla członków rodziny?
    • dla przyjaciół lub znajomych?
    • dla ludzi?
    • dla ludzkości?
    • dla Boga?

Praca i kariera

Obietnice i zobowiązania wobec innych osób
  • Jakie firmowe sprawy do zrobienia pałętają mi się po głowie?
  • Co zacząłem robić, a nie skończyłem?
  • Co mam zacząć, a jeszcze tego nie zrobiłem?
  • Jakim sprawom trzeba się przyjrzeć lub bliżej zbadać?
  • Jaki jest zakres moich obowiązków?
  • Co konkretnie muszę robić?
  • Jakie rzeczy polecił mi wykonać mój szef?
  • Co obiecałem swojemu partnerowi biznesowemu?
  • Jakich rzeczy oczekują ode mnie współpracownicy?
  • Co mają wykonać moi podwładni?
  • Co obiecałem swoim podwładnym?
  • Jakie mam zobowiązania wobec jeszcze innych osób w firmie?
  • Jakie rzeczy obiecałem swoim klientom?
  • Jakie mam zobowiązania wobec kontrahentów?
Spotkania i komunikacja z innymi
  • Jakie mam zaplanowane spotkania?
  • Jakie spotkanie mam zwołać lub zorganizować?
  • Co mam do zrobienia z ostatnich spotkań?
  • Jakie telefony muszę wykonać?
  • Na jakie telefony czekam?
  • Jakie wiadomości mam nagrane na poczcie głosowej?
  • Jakie wiadomości zostawiłem innym na poczcie głosowej?
  • Jakie mejle mam do napisania?
  • Na jakie mejle muszę odpisać?
  • Czy są jakieś faksy, listy lub notatki służbowe, którymi muszę się zająć?
Ludzie
  • Kogo muszę zatrudnić?
  • Czy są jakieś osoby, które złożyły wypowiedzenie lub z którymi muszę zakończyć współpracę?
  • Z kim mam przeprowadzić rozmowę podsumowującą?
  • Jakie zadania mam do zrobienia w związku z rozwojem personelu?
  • Jak wygląda komunikacja? Co w niej zmienić lub ulepszyć?
  • Jak mogę wzmocnić morale zespołu?
  • Kto oczekuje lub powinien dostać ode mnie informację zwtotną?
  • Czy wypłata wynagrodzeń odbywa się zgodnie z ustalonymi zasadami?
  • Co muszę zrobić lub wiedzieć w kwestii podwyżek wynagrodzeń dla pracowników?
Do napisania
  • Czy mam do napisania:
    • raporty?
    • oceny?
    • recenzje?
    • propozycje?
    • artykuły?
    • materiały marketingowe?
    • instrukcje?
    • SOPy?
    • streszczenia?
    • protokoły?
    • itp?
  • Czy mam dokończyć lub poprawić jakieś powyższe dokumenty?
Do przeczytania lub przejrzenia
  • Czy mam jakieś odłożone książki lub czasopisma do przeczytania?
  • Czy mam zachowane w zakładkach albo w serwisach do późniejszego przeczytania jakieś łącza do artykułów lub blogów?
  • Czy mam wydrukowane artykuły lub inne dokumenty, które mam przeczytać?
  • Jakie artykuły mam w czytniku RSS?
  • Czy wypożyczyłem lub pożyczyłem od kogoś jakieś książki lub inne materiały do przeczytania?
Sprawy, na które się czeka
  • Na jakie informacje czekam?
  • Jakie projekty lub zadania oddelegowałem?
  • Na jakie wiadomości zwrotne oczekuję?
  • Jakie pytania zadałem i nadal czekam na uzyskanie odpowiedzi?
  • Na które propozycje nie uzyskałem jeszcze odpowiedzi?
  • Na które z poniższych zewnętrznych działań czekam, aby dalej kontynuować projekty:
    • decyzje?
    • zmiany?
    • wdrożenia?
  • Jakie złożyłem:
    • zamówienia?
    • wnioski?
    • zgłoszenia?
Planowanie i organizowanie
  • Jakie mam sprawy do zrobienia w związku z moimi celami zawodowymi?
  • Jakie zadania mam do wykonania jeśli chodzi o cele mojego zespołu lub działu?
  • Jakie zadania mam do wykonania w związku z celami mojej firmy?
  • Co muszę zmienić lub poprawić w:
    • biznesplanie?
    • planie marketingowym?
    • planie finansowym?
    • planie operacyjnym?
  • Jakie są nadchodzące:
    • wydarzenia?
    • prezentacje?
    • spotkania?
    • konferencje?
    • podróże służbowe?
    • urlopy?
Sprzedaż i marketing
  • Którzy klienci wymagają teraz mojej uwagi? Czego potrzebują?
  • Jakie sprawy mam do załatwienia w związku z potencjalnymi klientami?
  • Czy trzeba coś zmienić w procesie sprzedaży?
  • Jakie działania są wymagane, aby posunąć naprzód bieżącą sprzedaż?
  • Jak mogę teraz budować relacje?
  • Co mam do zaraportowania w związku ze sprzedażą?
  • Co mam do zrobienia w obrębie obsługi klienta?
  • W jakich kampaniach marketingowych teraz uczestniczę? Jakie są moje zadania?
  • Jakie materialy marketingowe mam do przejrzenia lub stworzenia?
  • Co muszę zrobić w zakresie analizy rynku?
Działy i usługi pomocnicze
  • Czy mam do zrobienia coś w związku z sytuacją prawną firmy?
  • Czy mam aktualną polisę ubezpieczeniową i we właściwym zakresie?
  • Jakie sprawy mam do przekazania lub załatwienia w dziale:
    • kadrowym?
    • finansowo-księgowym?
    • IT?
    • zakupów?
    • prawnym?
    • jakości?
    • ochrony?
    • BHP?
    • handlowym?
    • windykacji?
    • transportu/logistyki?
    • rozwoju?
  • Czy trzeba zmienić jakieś procedury lub politykę firmy?
Infrastruktura
  • Czy następujące sprzęty wymagają naprawy, konserwacji lub wymiany:
    • telefony (komórkowe, stacjonarne)?
    • tablety?
    • komputery?
    • drukarki?
    • inne sprzęty biurowe?
  • Czy trzeba zaktualizować, zmienić lub zgłosić potrzebę nowych funkcji w oprogramowaniu używanym w firmie:
    • pakiety biurowe?
    • programy do komunikacji (poczta elektroniczna, czat, wiadomości błyskawiczne)?
    • programy do zarządzania zadaniami lub projektami?
    • bazy danych?
    • programy CRM lub ERP?
  • Czy trzeba coś zmienić, przejrzeć lub naprawić w pomieszczeniach firmowych:
    • meble?
    • wystrój wnętrz lub dekoracje?
    • oświetlenie?
    • instalacja elektryczna?
    • instalacja wodno-kanalizacjna?
    • ogrzewanie?
    • systemy przeciwpożarowe?
  • Czy są  dostępne materiały zapasowe (biurowe i inne )? Czy trzeba je domówić?
Rozwój firmy
  • Czy trzeba coś zmienić w strukturze organizacyjnej?
  • Czy trzeba usunąć, zmienić lub utworzyć nowe opisy stanowisk pracy?
  • Czy wymagają działań sprawy takie jak:
    • przywództwo?
    • kultura firmy?
    • systemy w organizacji?
Rozwój zawodowy
  • Jakie szkolenia, książki, podręczniki lub kursy muszę dokończyć?
  • Jakie szkolenia lub zajęcia chcę zacząć lub się zapisać?
  • Jakich rzeczy (wiedzy, umiejętności) chcę lub potrzebuję się nauczyć?
  • Jaki temat potrzebuję zgłębić lub zbadać?
  • Jakiego rodzaju formalne kwalifikacje chcę lub potrzebuję zdobyć:
    • licencje?
    • certyfikaty?
    • zaświadczenia?
    • stopnie naukowe?
  • Czy muszę uzupełnić swoje CV?
  • Czy mam coś zmienić w swojej zawodowej garderobie?